Terasmedia.co NABIRE – Pemerintah Provinsi Papua Tengah terus memperkuat tata kelola administrasi pemerintahan melalui penerapan Tata Naskah Dinas dan pengelolaan kearsipan yang tertib, seragam, dan profesional.
Upaya tersebut diwujudkan melalui kegiatan Sosialisasi Tata Cara Implementasi Peraturan Tata Naskah Dinas dan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Papua Tengah yang dibuka secara resmi pada Selasa (1/9/2026) di Ballroom Kantor Gubernur Papua Tengah.
Mewakili Gubernur Papua Tengah, Asisten Bidang Pemerintahan, Hukum dan Politik, Marthen Ukago, SE., M.Si., membuka kegiatan sekaligus menyampaikan sambutan Gubernur Papua Tengah.
Dalam sambutannya, Marthen menegaskan bahwa penyelenggaraan pemerintahan yang baik tidak hanya ditentukan oleh kebijakan dan program pembangunan, tetapi juga sangat ditunjang oleh tertib administrasi pemerintahan.
Menurutnya, setiap surat, dokumen, keputusan, laporan, dan arsip yang dihasilkan pemerintah merupakan bagian dari rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan.
Karena itu, Tata Naskah Dinas dan kearsipan tidak boleh dipandang hanya sebagai urusan administratif. Keduanya merupakan bagian penting dalam menjamin akuntabilitas, kepastian hukum, transparansi, serta peningkatan kualitas pelayanan pemerintahan.
“Sebagai provinsi baru, Papua Tengah memiliki tanggung jawab untuk membangun sistem administrasi pemerintahan yang tertib dan profesional sejak awal,” ujar Marthen.
Untuk mewujudkan hal tersebut, kata dia, diperlukan standar dan pemahaman yang sama dalam penyusunan, penggunaan, pengendalian, pengamanan hingga penyimpanan dokumen pemerintahan, termasuk dalam pengelolaan arsip.
“Arsip harus dipandang sebagai sumber informasi pemerintah yang harus dikelola dengan baik. Arsip menjadi sumber informasi, bahan pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban, sekaligus bagian dari memori kearsipan pemerintahan daerah,” katanya.
Marthen mengakui masih terdapat berbagai kendala dan tantangan dalam penerapan Tata Naskah Dinas dan kearsipan di lapangan. Namun, berbagai kendala tersebut tidak boleh menjadi alasan untuk berhenti melakukan pembenahan.
Sebaliknya, seluruh aparatur pemerintah diharapkan terus berupaya meningkatkan kualitas administrasi demi memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
Melalui kegiatan sosialisasi tersebut, Marthen berharap seluruh peserta, khususnya sekretaris perangkat daerah, kepala bagian, maupun pejabat yang membidangi administrasi umum dan kearsipan, tidak hanya memahami materi yang disampaikan, tetapi juga mampu mengimplementasikannya secara nyata di lingkungan kerja masing-masing.
Ia juga meminta seluruh kepala perangkat daerah memberikan perhatian serius terhadap pengelolaan Tata Naskah Dinas dan kearsipan. Hal tersebut penting agar tidak terjadi perbedaan tata cara, ketidaktertiban dalam pengelolaan surat dan dokumen, maupun kondisi ketika arsip pemerintahan tidak dapat ditemukan saat dibutuhkan.
Marthen turut menjelaskan mekanisme penandatanganan surat di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah.
Sesuai standar dan prosedur, draf surat yang akan ditandatangani Gubernur terlebih dahulu disampaikan melalui bagian terkait kepada pimpinan, staf ahli, dan Biro Umum untuk dicermati serta dikoreksi, terutama terkait format dan sistematika surat sesuai ketentuan yang berlaku.
“Mekanisme tersebut diharapkan dapat menghemat waktu sekaligus meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi,” jelasnya.
Ia meminta seluruh peserta mengikuti kegiatan dengan baik, menyimak materi yang disampaikan para narasumber, serta menjadikan kegiatan tersebut sebagai momentum untuk menyamakan persepsi sekaligus meningkatkan kapasitas aparatur.
Marthen juga meminta Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua Tengah agar tidak berhenti pada kegiatan sosialisasi. Biro Umum diharapkan melakukan pendampingan, monitoring, serta evaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh perangkat daerah agar hasil kegiatan benar-benar dapat dirasakan melalui peningkatan kualitas administrasi pemerintahan.
Ia menambahkan, keberhasilan pengelolaan administrasi tidak cukup hanya dilihat dari kelengkapan dokumen.
“OPD yang sehat bukan hanya dokumennya lengkap, tetapi OPD yang mampu menunjukkan bahwa dokumen tersebut benar-benar digunakan dalam proses kerja. Dengan demikian, evaluasi sebaiknya melihat tiga hal sekaligus, yaitu dokumen tersedia, proses terlaksana, dan hasil dapat dibuktikan,” tegasnya.
Diikuti 182 Peserta
Sementara itu, Ketua Panitia, Maikel Yowan Danomiro, S.STP., M.IP., menjelaskan bahwa kegiatan tersebut diselenggarakan oleh Biro Umum Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Papua Tengah sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan keseragaman aparatur sipil negara dalam penerapan Tata Naskah Dinas serta pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah hingga seluruh kabupaten di wilayah tersebut.
Maikel menyebutkan, kegiatan diikuti 182 peserta. Sebanyak 150 peserta berasal dari perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah yang terdiri atas sekretaris dinas, kepala bagian, serta kepala subbagian yang membidangi administrasi umum dan arsip.
Sementara 32 peserta lainnya merupakan kepala bagian umum dan kepala subbagian pada sekretariat daerah kabupaten se-Provinsi Papua Tengah.
Kegiatan berlangsung selama tiga hari, mulai 1 hingga 3 September 2026, dengan menghadirkan narasumber dari Kementerian Dalam Negeri dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Materi yang diberikan meliputi kebijakan dan implementasi Tata Naskah Dinas, pengelolaan persuratan, pemberkasan, penyimpanan dan penataan arsip, hingga pengelolaan dokumen dan arsip secara elektronik.
Melalui kegiatan tersebut, Pemprov Papua Tengah berharap tercipta keseragaman dalam tata kelola administrasi dan kearsipan sehingga penyelenggaraan pemerintahan dapat berjalan lebih tertib, efektif, transparan, dan profesional. (Abdullah)
